בניית תקציב

ניהול תקציב

תקציב הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר בניהול מסגרת מוגדרת כלשהי, החל במשפחה הגרעינית המצומצמת וכלה במדינות ענק ובארגונים בינלאומיים. תהליך בניית תקציב שנתי מספק כלי ראשון במעלה לתכנון שנת העבודה, למעקב ולניהול העסק במהלכה.

למה צריך תקציב

עסק הפועל על פי תקציב נהנה מיתרונות רבים:

  • התקציב מאפשר לבעל העסק לפקח ולעקוב אחר הוצאות העסק, מספק מערכת התראה מוקדמת ומעיד על צורך בביצוע תיקונים והתאמות
  • התקציב מספק לבעל העסק בסיס לבניית תזרים המזומנים של העסק ולקבלת ייעוץ כלכלי. והוא יודע מתי יהיה לו צורך בגיוס אשראי ובאיזה גובה יהיה האשראי. ידיעה זו מאפשרת לו להכין את הקרקע לגיוס האשראי ולגייס את האשראי בתנאים טובים יותר
  • התקציב משפר את היכולת להקצות ולנהל את משאבי העסק
  • תקציב מסודר מעודד ומפתח מחשבה ותכנון קדימה
  • פרסום התקציב של העסק מספק לעובדים יכולת למבט כולל על התנהלות העסק, וכך מאפשרת להם לחשוב כמו מנהלים "ולהגדיל ראש"
  • תקציב מאורגן ובנוי היטב משפר את שיתוף הפעולה והתיאום בין מחלקות שונות בעסק

איך בונים תקציב?

  1. איסוף נתוני העבר. בכל עסק מצטברים נתונים מפעילויות העבר, מחשבוניות שהוצאו ללקוחות ועד המלאי המנוהל. בשלב הראשון יש לרכז ולאסוף את כל החומרים הללו והם ישמשו כבסיס לבניית התקציב לשנה הקרובה ויכולים גם לסייע לקבלת ייעוץ פיננסי לחברות.
  2. קביעת הנחות עבודה לגבי העתיד. עכשיו, לאחר שנאספו נתוני העבר של העסק, יש צורך לקבוע הנחות עבודה לגבי המשך פעילותו של העסק. האם בעל העסק מתכנן להמשיך ולפעול בהיקף בו פעל עד היום, להתרחב או להצטמצם? האם ימשיך לעבוד עם הספקים הקבועים או שיחליף ספקים? האם ירחיב את מצבת כוח האדם או דווקא יצמצם אותה? מי הם הלקוחות הכדאיים ביותר ? איך הם הגיעו ? האם יש לקוחות אשר נוצר הפסד עקב הפעילות איתם ? אותו הדבר לגבי סוגי המוצרים השונים. לכל החלטה והנחה כזו יש משמעויות המשפיעות על התקציב וחשוב לרכז את כל הנחות העבודה לגבי עתידו של העסק
  3. ניתוח נתוני העבר לאור הנחות העבודה העתידיות. לאחר שרוכזו כל נתוני העבר והנחות העבודה לגבי העתיד, ניתן לנתח את העלויות הכרוכות בהמשך תפעולו של העסק. הנתונים שיתקבלו מניתוח זה יהיו אבני היסוד של תקציב העסק.
  4. בניית צפי הכנסות והוצאות. לאחר שנותחו הנתונים אפשר לבנות את צפי הכנסות והוצאות העסק. אם יתווסף עובד למצבת כוח האדם, יש להוסיף את משכורתו המשוערת להוצאות הקבועות. אם בכוונת בעל העסק לרכוש ציוד, צריך להוסיף את רכש הציוד להוצאות החד-פעמיות. אם העסק עומד לחתום על חוזי עבודה, יש להוסיף את ההכנסות מהחוזה החדש.

 

סיכום כל ההוצאות וההכנסות הצפויות יבהירו מה יהיה תקציבו של העסק ויאפשרו להתחיל לבנות את תזרים המזומנים הנגזר ממנו ולבחון האם אפשר לבסס את התקציב על המקורות העצמיים של העסק, האם יהיה צורך לגייס אשראי נוסף לעסק ובאיזה היקף. ברגע שנתוני האשראי הדרוש לעסק יהיו בידי בעל העסק, הוא יוכל לשלב אותם במסגרת תוכנית העבודה ולהתחיל ולבחון את הדרכים בהן יגייס את האשראי הדרוש.

בניית תקציב במסגרת קבלת ייעוץ פיננסי לעסקים גדולים או קטנים אינה מדע מדויק אבל תקציב בו הושקעו זמן ומחשבה, הוא יהווה את הבסיס לתכנית עבודה מסודרת שניתן לעקוב אחריה לשפרה ולתקנה במידת הצורך. במידה ולא נבנה תקציב מסודר יפעל בעל העסק באופן אקראי ויעשה את הקסימום שהוא יכול אך ככל הנראה יחמיץ את כל היתרונות הרבים שמספק לו התקציב המסודר.

טעויות נפוצות בבניית תקציב

השיטה שתיארנו לעיל היא הבסיס לבניית התקציב, אך ביצירת התקציב חשוב גם לשים לב על מנת שלא להיכשל בטעויות נפוצות, כגון הטעויות הבאות:

  • נתוני העבר מהווים את הבסיס לתקציב החדש, אך חשוב לא להסתמך עליהם באופן עיוור. כדאי להתבונן בהם באופן ביקורתי ואחת לכמה שנים, למשל בתהליך קבלת ייעוץ פיננסי, אף לעשות בדק בית יסודי ולבחון את הוצאות העסק תוך ירידה לפרטים הקטנים, כדי לוודא שהעסק לא משייט על 'טייס אוטומטי' וגורר טעויות במשך שנים.
  • התקציב הרגיל בעסק הוא תקציב שנתי, אך במידה והעסק הוא עסק דינמי במיוחד או עסק שפועל בשוק תחרותי מאוד בו משתנים דברים רבים במהירות, מומלץ לשקול לבנות תקציב לטווח קצר יותר, כגון תקציב חציוני או אף רבעוני. תקציב לטווח קצר יותר יאפשר לעסק מידה של גמישות במקום לבנות תקציב ארוך-טווח שאינו ריאלי
  • תקציב אינו מנוהל בשיטת 'שגר ושכח'. חשוב לעקוב אחריו באופן שוטף ובמועדים קבועים, ולוודא שהעסק מתנהל בהתאם לעקרונות שנקבעו בו

תקציב העסק הוא כלי ראשון במעלה לכל עסק, בכל סדר גודל. המתודה שהצגנו כאן לבניית תקציב תסייע לבניית תקציב בסיסי ותאפשר לעסק ליהנות מיתרונות ניהוליים רבים, שישפרו את יכולת השליטה והניהול ללא הכר.

 

< לפוסטים נוספים