טיפים חכמים לניהול פיננסי נכון – חלק 7

תזרים מזומנים

איך אפשר להתחיל את 2017 מבלי לדבר על תכנית עבודה?

לחלק 6 לחץ כאן
הרבה מאוד מבעלי העסקים שפונים אלי, מבקשים ממני להכין להם "תכנית עסקית".

הם מצפים שאני אקח את הדוחות והמסמכים שלהם ותוך כמה ימים אכין להם תבשיל מדהים בזכותו הם ירוויחו הרבה יותר כסף וכל הבעיות שלהם יפתרו.

אבל…זה לא באמת מה שהם צריכים.

והם לא לבד. זאת טעות בסיסית של רוב בעלי העסקים הקטנים.

רוב התכניות העסקיות הקלסיות בעסקים קטנים מיועדת להצגה למשקיעים, לבנקים ולקרנות לגיוס אשראי.

חסר בהן טביעת יד חזקה של בעל העסק לאחר מחקר מקיף ויסודי של העסק שלו.

עסק קטן לייצר קודם כל לעצמו – תכנית פעולה.

אז אחרי שיישרנו קו בעניין הזה, הנה כמה כללי אצבע שיעזרו לכם לבנות לעצמכם תכנית פעולה אפקטיבית לשנה העסקית החדשה.

אגב כך בדיוק אני עובד בעסק שלי ועם הלקוחות שלי.

 

לכמה זמן מתכננים?

אל תשאפו לבנות תכנית חומש, וגם לא תכנית שנתית בהכרח.

גם תכנית לחצי שנה זה מצוין,  העיקר לתכנן את הצעדים שלכם קדימה.

נשמע לכם מוזר?

המציאות שלנו היא דינמית מאוד, במיוחד בעסקים קטנים שאמורים להיות מסוגלים להתאים את עצמם לתנאים משתנים ולפעמים לא צפויים.

מי שבכל זאת מתעקש לתכנן 12 חודשים קדימה –

זה בסדר, רק המלצה שלי –

בתכנון לטווח הקרוב (חציון ראשון למשל)

תרדו לפרטים הקטנים ואת ששת החודשים

הבאים תכננו בראיה כללית יותר ובכל מקרה

זכרו שכל תכנית היא בסיס לשינויים.

 

איך מתחילים לבנות את תכנית הפעולה ?

דבר ראשון – במה שיש. במצב הקיים.

פעמים רבות, בעלי עסקים שאני עובד איתם

נוקבים באיזשהו יעד כספי שנתי

שהם שואפים להגיע אליו ללא קשר

למציאות העסקית שלהם.

זה מצוין לחשוב בגדול, אבל כדי להציב

יעדים ריאליים ולחשב תחזיות ברות

השגה צריך קודם כל להבין את המצב הקיים בעסק שלנו,

או במילים אחרות – להתחבר למספרים.

ולכן – אנחנו נתחיל במחקר קטן.

המחקר יכלול את כל מרכיבי העסק:

המוצרים (או השירותים) הקיימים,

מאגר הלקוחות הקיים, מבנה האשראי

הקיים והתקציב (גם של העסק וגם של

משק הבית שלנו – בעלי עסקים רבים

נוטים להתעלם ממנו בעת הכנת תכנית עבודה,

אבל זן למעשה אחת ההוצאות הקבועות שלנו

גם אם היא לא מוכרת לצרכי מס.

 

מוצרים קיימים:

נכין רשימה של כל המוצרים (הקיימים).

ליד כל מוצר נכתוב בכמה אנחנו מוכרים אותו

ומהי העלות הישירה שלו, כלומר – כמה עולה לנו לייצר אותו.

אם אנחנו מייצרים את המוצר בעצמנו

לדוגמא: עיצוב לוגו – נציין מהו הזמן הממוצע

המושקע בייצור של כל יחידה.

אנחנו נבדוק כמה מכרנו מכל מוצר כזה

בשנה החולפת ונקבל תמונה ברורה של המוצרים

הנמכרים ביותר שלנו, וכן –

המוצרים הרווחיים ביותר שלנו.

לא תמיד זה אותו מוצר, אגב.

רק לאחר שנראה את התמונה בגדול –

נוכל להגיע למסקנות ולקבל החלטות.

 

לקוחות:

עשו רשימה של כל הלקוחות שרכשו מכם השנה,

אבל סווגו אותם בצורה שתתאים

לאופי של העסק שלכם, למשל:

כאשר מדובר בחנות, ניתן לסווג

את הלקוחות לפי תדירות קניה –

לקוחות מזדמנים ולקוחות חוזרים.

אפשר לפי לקוחות גדולים,

 בינוניים, קטנים.

אפשר לפי: עסקי, מוסדי, פרטי.

וכן הלאה. כשתסיימו את המחקר תוכלו

להבין בקלות אילו לקוחות מכניסים

לכם את הכי הרבה כסף.

 

זמני פעילות:

אחד המחקרים הכי חשובים

אם לא החשוב ביותר שעלינו לעשות

הוא המחקר לאן הולך הזמן שלנו.

הזמן הוא משאב מוגבל וחמקמק.

כולנו יודעים את זה ואף פעם

אין לנו ממנו מספיק .

אם נחקור כיצד הוא מנוצל נוכל להגדיל אותו

על ידי הורדת עבודה מאתנו והעברתה לאחרים –

כלומר: נקנה את הזמן שלנו.

 

אז איך עושים את זה? הקדישו זמן לרישום

ותיעוד הפעולות שלכם כל פעילות שאתם מבצעים

במהלך היום שלכם – אם הייתה לכם פגישה

עם לקוח במשך שעה וחצי –כתבו את זה,

אם זמן הנסיעה ממנו ובחזרה ארך שעה –

ציינו את זה, כשהגעתם לעסק מה עשיתם?

ישבתם במשך שעתיים על חשבונות? סידרתם מדפים?

כתבתם הצעות מחיר? עסקתם בגביה? חזרתם טלפונית

ללקוחות מתעניינים?

כתבתם מאמר לאתר האינטרנט שלכם?

עבדתם בפועל על ייצור המוצר ללקוחות?

או שאולי בכלל הייתם בדרכים –

מספקים סחורה ללקוחות? כתבו בדיוק מה עשיתם.

כדאי לחלק את סוגי הפעילויות שלכם לקטגוריות עיקריות:

ייצור, שיווק, מכירות, הפצה, הנהח"ש, גביה,

פרסום, לוגיסטיקה וכדומה.

לאחר שתבצעו רישום כזה במשך תקופה –

אתם לא תאמינו כמה תובנות תצמחנה לכם משם.

 

וכן הלאה – נמשיך לחקור כל תחום פעילות בעסק שלנו

עד שנבין בדיוק עם מה יש לנו לעבוד.

ורק לאחר שתהיה לנו ביד את התמונה כולה –

רק אז נתחיל במלאכת התכנון.

 

יש לנו מצב קיים. מה עכשיו?

עכשיו מסיקים מסקנות ומציבים מטרות.

יכול להיות שאתם תגלו שהמוצר הכי נמכר שלכם

הוא המוצר הכי פחות רווחי שלכם,

כי עלות הייצור שלו גבוהה,

או שתגלו שהזמן שלוקח לכם

לייצר את מוצר הדגל שלכם הוא רב מידי

וכדאי להוציא את הייצור למיקור חוץ.

יכול להיות שהמסקנה תהיה

שיש להשקיע בפרסום של אחד המוצרים

או של העסק כולו, או להיכנס לתחום חדש.

אבל מה שבטוח – מבלי להכיר מקרוב את העסק שלכם

אני יכול להגיד כמעט בוודאות שבמסגרת מחקר שעות

הפעילות שתערכו אתם תגלו שיש הרבה פעולות

שגוזלות את זמנכם היקר – זמן שאמור להיות

מושקע בפעילויות של פיתוח עסקי

(רמז: הגיע הזמן לתת למישהו אחר לעשות אותן עבורכם).

 

איך מתכננים בתכל'ס?

לאחר שהגדרנו יעד כללי,

אנחנו חייבים לפרק אותו לסעיפים אופרטיביים יותר

כדי שהוא יהיה מדיד ובר ביצוע.

לדוגמא: אם הגענו למסקנה שצריך להגדיל

רווחיות של מוצר מסוים ע"י זה שנחליף את

ספק חומרי הגלם, כי גילינו שעלות הייצור גבוהה מידי.

צריך להגדיר במדויק:

מי אחראי על מציאת הספק החדש,

כן כן ממש ברמה השמית – מי יטפל בזה.

מה הוא יעשה – למשל: ימצא 3 ספקים שונים,

ישווה מחירים, ינהל מו"מ ויקבל החלטה.

מתי זה יקרה – מגדירים לוחות זמנים ברורים

לסיום המשימה, לדוגמה: עד 1.2.2017 יש ספק חדש.

כמה זה יעלה לנו – מגדירים את היעד הכספי החדש

ומחשבים מה יצא לנו מזה – כמה כסף נחסוך אם

נקנה את חומר הגלם במחיר החדש

ואיך זה יתרום לנו לשורת הרווח.

כך נגדיר לגבי כל סעיף וסעיף.

 

מתי פונים לגיוס עובדים ואשראי?

כאמור – רק אחרי שחקרנו ובנינו תכנית,

אנחנו באמת, אבל באמת מבינים,

מה צריך בשבילה ואז פונים

לגיוס כוח אדם מתאים ולגיוס כסף.

התחושה שבעלי העסקים מקבלים

לאחר המחקר היא אדירה,

זו גם הדרך העיקרית להפחית סיכונים באופן משמעותי,

להצליח לפעול למרות הפחדים ולהצליח.

לבדוק מה עובד ומה לא.

נכון, אמנם זה שלב שבא לאחר שסיימנו עם

התכנון והתחלנו לעבוד, אבל הוא קריטי לניהול תקין

של עסק ולפיתוח עסקי אפקטיבי –

בדקו את עצמכם בכל שלב

כדי לדעת מה עובד לכם ומה לא ודייקו בהתאם.

 

עם מי עושים את התכנית?

ברור שאתנו, סתם סתם J אפשר גם לבד,

אבל ברור שיותר קל ונכון עם איש מקצוע.

חשוב שתדעו שגם כאשר אתם נעזרים

ביועץ פיננסי להכנת התכנית שלכם,

אתם חייבים להיות שותפים פעילים מאד בהכנתה

ממש ללכת עם איש המקצוע יד ביד,

אחרת התכנית לא תהיה שלכם

והסיכויים להצלחתה יורדים דרמטית.

כשאתם חלק מתהליך יצירת התכנית,

אתם מחוברים למספרים ולקבלת ההחלטות

העוצמה של זה היא אדירה.

זה קורה לי כל הזמן עם בעלי עסקים

כשאני רואה איך הם דיברו עם הבנקים

לפני שהם ראו את הנתונים והיו מעורבים,

לעומת ההבדל בהתנהלות שלהם

כשהם מעורבים ביצירתה.

אם אתם רוצים להבין קצת יותר לעומק

איך זה עובד ולקבל טעימה משיטות העבודה שלי,

אז כנראה ששווה שנפגש.

לקביעת פגישת ייעוץ אישית – לחץ כאן

 

לחלק 8 לחץ כאן

< לפוסטים נוספים
X
אקסל במתנה

תזרים המזומנים משיטת רותם זילברמן להורדה ללא תשלום

לחץ כאן להורדה